Seguramente en algún momento del negocio aparece la necesidad de un mayor control en la cobranza, una mejor gestión de los indicadores así como una mejora en la relación con los clientes a través de un sistema .
En ese momento comienza el proceso de análisis e investigación para adquirir un software de gestión para él gimnasio
He aquí algunas recomendaciones a tener en cuenta a la hora de tomar esa decisión .
Tamaño de gimnasio
Algunos sistemas tienen un diseño concebido para gimnasios de una solo unidad , mientras que otros mejoran su funcionalidad si se utilizan en más de una sede.
Cantidad de usuarios / empleados para el sistema
Existen sistemas que cuentan con un arancel que depende de la cantidad de personas que deben acceder con una clave diferenciada según los niveles de acceso a información que deban tener .
Otros sistemas no poseen limitaciones de estas características, pero su limitación esta dada por la cantidad de maquina en las que sera instalado el sistema.
En ambos casos es recomendable que el administrador [ propietario/ director ] pueda hacer seguimiento de las acciones de cada usuario del sistema.
Interface amigable e intuitiva
Si es fácil de entender es fácil de utilizar , esta regla no siempre se cumple en el diseño de sistemas, los hay con menues de fácil acceso y con iconos que permiten identificar funciones, mientras que en otros casos los hay poco amigables y donde la pantalla es más parecida al Atari que a un sistema de gestión.
Capacidad de customizacion
Existen básicamente 2 opciones , una conocida como enlatados y otra son los sistemas hechos a medida. En el primer caso las opciones de parámetrizacion ( tipos de servicio que ofrece el gimnasio , formas de pagos , vencimientos y demás ) son limitadas dependiendo del proveedor.
Base de la plataforma
Las opciones oscilan entre basado en web o de implementación local ( servidor propio ).
Las ventajas de un sistema local es el control y la accesibilidad sin necesidad de conexión a internet , su punto más complejo es la necesidad de una red y/o server para su funcionamiento y el mantenimiento del mismo.
Los sistemas basados en plataformas online, los más nuevos y la tendencia del mercado, tiene el beneficio del acceso simple desde cualquier dispositivo ( siempre que sea compatible ) al sistema a y requiere de una conexión de internet , su mayor dificultad aparece cuando no existe una buena y confiable red de internet lo que probablemente deje al gimnasio sin sistema.
Seguridad de base de datos.
Esto se refiere a donde se alojará la información de los clientes del gimnasio, las opciones son localmente o el la nube (en la web).
Si bien por los niveles de seguridad uno podría suponer que en un servidor propio los datos están más reguardados, el riesgo de pérdida de información es mayor que en la nube (web) a excepción de implementar un sistemático y bien planificado back up (respaldo) permanente.
Cantidad y calidad de acceso a indicadores claves de gestión
En muchos casos el sistema adquiere relevancia dependiendo que la información que el usuario requiere , por tal motivo existen programas con mayor cantidad de indicadores , gráficos y resúmenes pero que en algunos casos no son aprovechados . Sin importar la cantidad de indicadores siempre es importante recordar que mucho depende de la información correcta que ingrese el usuario .
Interacción con otras aplicaciones
En algunos sistemas puede encontrar la posibilidad de enlazar con aplicaciones móviles para monitoreo remoto o para que los usurarios del gimnasio se mantengan en contacto, para comentarios, reservas y redes sociales
Sistema operativo y requerimientos de hardware
Es importante verificar que tanto las especificaciones de equipos y sus sistemas operativos actúales sean compatibles con el programa que se desea adquirir, así como verificar que sea posible su funcionamiento en caso de actualizaciones del sistema operativo.
Periodicidad de actualizaciones
En algunos casos la actualizaciones son parte del servicio y están incluidas en el valor del software, mientras que en otros debe realizar el pago de cada actualización. [ ver ítem anterior ].
Control de acceso y facturación
Dependiendo del software y los acuerdos comerciales de las empresas proveedoras, en algunos casos el sistema incluye el módulo de control de acceso y facturación. En otros la contratación es por separado, de ser así asegúrese de la compatibilidad entre los diferentes proveedores para evitar dolores de cabeza a a futuro.
Entrenamiento y capacitación
Este es un punto vital ya que de esto dependerá en gran medida del éxito y aprovechamiento de todos los recursos que ofrece el sistema. Las opciones verían entre capacitaciones en su lugar y otras empresas optan por la capacitación virtual
Soporte post venta
Ultimo pero no menos importante es cómo repondera el proveedor una vez finalizada la compra y si se requiere de asistencia técnica , aquí la mejor recomendación es solicitar referencia de algún otro comprador.
Costo / Modelo del licencia
Las modalidades actuales son 2 . La primera un pago por única vez ,generalmente los sistemas con base de funcionamiento local y con un valor por cada máquina donde se instala el sistema. Por otra parte con un pago de licencia mensual, generalmente sistemas con base web , en algunos casos ligado a la cantidad de clientes del gimnasio , otros por cantidad de sedes y/o cantidad de usuarios (empleados) que utilizarán el sistema .
Julian Rud
@julianrud
Julian Rud
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